Vereenvoudiging van beheer- en wijzigingsproces ILS
Nieuws
Dit jaar hebben de Taskforce EAM, ILS beheer en Informatiestandaarden beheer de handen ineengeslagen om het wijzigingsproces en de administratie van de ILS-en omtrent de uitwisseling van configuratiedata te versimpelen.
Wat is een ILS?
ILS staat voor Informatie Levering Specificatie. Hierin staat beschreven hoe de data uitwisseling tussen ProRail en de Onderhoudsaannemers is geregeld. Het overzicht van geaccepteerde ILS-en is hier te vinden.
Het probleem
Informatie werd op twee plekken bijgehouden:
- In de ILS-en lagen de uitwisselingsafspraken met de onderhoudsaannemers vast met behulp van een ‘configuratietabel’, die voor een groot gedeelte een kopie was van informatie uit de BID Manager, aangevuld met extra informatie.
- In de BID Manager lagen de uitwisselingsafspraken vast met de projectaannemer maar niet die met de onderhoudsaannemer.
Dit zorgde voor duplicatie en met de tijd ook steeds meer inconsistentie tussen de twee systemen. Bovendien moest één wijziging worden doorgevoerd in twee systemen, ieder met een eigen wijzigingsproces.
Dit zorgde voor inefficiëntie en een bottleneck in het wijzigingsproces, wat leidde tot een steeds maar groeiende stapel wijzigingsverzoeken en ILS-en die in de wacht stonden om bijgewerkt te worden tot een nieuwe officiële versie.
Wat is de BID Manager?
In de BID Manager worden de BID00001, BID00007 en BID00008 (ook wel BID 1-7-8) beheerd en ontsloten voor belanghebbenden. De BID00001 bevat het ordeningsmodel van railinfra-objecten. De BID00007 bevat de documentvraag en de BID00008 de kenmerken behorend bij die railinfra-objecten.
Aanpak
In overleg is besloten om de uitwisselingsafspraken over configuratiedata vast te leggen in de BID Manager applicatie en vanuit de ILS Excel via hyperlinks door te verwijzen naar de BID Manager.
Voordat alle informatie in de 14 geaccepteerde ILS-en kon worden vervangen door linkjes naar de BID Manager moesten 14 ILS-en worden gecontroleerd en vergeleken met de BID Manager om de verschillen tussen de twee systemen te corrigeren en op te lossen. Een proces van weken waarbij naast de Taskforce EAM, ILS beheer en Informatiestandaarden beheer, ook systeemspecialisten en onderhoudsaannemers werden betrokken.
Daarnaast werd de BID Manager door Moxio uitgebreid met nieuwe velden om de ILS specifieke informatie te kunnen vastleggen.
Resultaten
- Geen dubbele administraties meer;
- Minder kans op fouten in de vastlegging;
- ILS wijzigingsproces hoeft veel minder vaak te worden doorlopen (enkel wanneer de linkjes wijzigen). Dit versnelt op zijn beurt ook het BID 1-7-8 wijzigingsproces;
- Een meer overzichtelijke ILS;
- Een BID Manager waarin de uitwisselingsafspraken met zowel de projectaannemer als de onderhoudsaannemer op één plek zijn te vinden.
- Onderhoudsaannemers zijn aangesloten op het bestaande wijzigingsproces voor de BID Manager en krijgen zo alle wijzigingsverzoeken langs ter review.
Meer informatie:
- Taskforce EAM: TaskforceEAM@prorail.nl
- ILS beheer: ils@prorail.nl
- Informatiestandaarden beheer: bid1-7-8@prorail.nl