HDL00028-1: toelichting bijzondere E-checklists

... onderdeel van het E-protocol binnen de procedure 00055. De E-checklist wordt door afdeling Infrainformatie verstrekt zodra de voorlopige lijsten voor infrastamdata en documentatie van een deelproject in SAP PLM staan en gereviewd zijn. Met de E-checklist wordt dan vervolgens door het projectteam het E-protocol ingediend bij het Loket00055 in de regio.

De E-checklist kent twee bijzondere varianten waarover hieronder verdere toelichting gegeven wordt.

Voorlopige E-checklist

Normaalgesproken wordt er pas een E-checklist afgegeven voor een deelproject vanaf 26 weken vóór de indienststellingsdatum (IDS). Er zijn uitzonderingen die het noodzakelijk maken om een project al eerder een voorlopige E-checklist te verstrekken. Deze uitzonderingen zijn:

• Het betreft voorbereidingswerk voor de aankomende IDS, waardoor het bouwterrein vrijgegeven moet worden 
• Schilderwerk
• Rijdraadvervanging  
• Landelijke projecten (bijv. Seinborden vervangen) 

Wanneer een project aan één van deze uitzonderingen voldoet, dan moeten er nog een aantal stappen genomen worden om tot een voorlopige E-checklist te komen.

1. Er dient een afspraak gepland zijn in de toekomst (+/- 26 weken voor IDS) in de algemene agenda van de afdeling Infrainformatie. Er kan hiervoor een vergaderverzoek gezonden worden naar infrainformatie@prorail.nl
2. Het projectteam zorgt er voor dat het deelproject in SAP PLM staat. 
3. De Rail System Engineer heeft per mail aan afdeling Infrainformatie de uitzondering uitgelegd.

Afdeling Infrainformatie zal vervolgens een voorlopige E-checklist aanmaken en deze op de gebruikelijke wijze verstrekken aan belanghebbenden. In SAP-PLM wordt bij het deelproject vermeld dat de voorlopige E-checklist is verstrekt zónder dat de voorlopige concept Objectenlijst en Project Specifieke Basislijst zijn opgesteld. Tijdens de afspraak die gepland staat rond 26 weken vóór IDS zullen de concept OL en PSB opgesteld worden en wordt vervolgens het reviewproces gedaan.

Generieke E-checklist

Er zijn projecten die bestaan uit meerdere deelprojecten, die allemaal dezelfde objectsoorten en documentvragen bevatten. Om hier pragmatisch mee om te gaan en de administratieve belasting te beperken, kan er voor gekozen worden om een generieke E-checklist op te stellen. Dit houdt in dat de vakspecialisten gevraagd wordt slechts de PSB van één deelproject te reviewen. Indien de review akkoord is, wordt deze ook geldig verklaard voor alle andere deelprojecten.

In SAP PLM moet wel voor ieder deelproject een concept Objectenlijst en PSB opgesteld worden, maar de review zal dan dus maar één keer plaatsvinden.
Op de generieke E-checklist wordt vermeld dat deze geldig is voor alle deelprojecten van het betrokken project.

Heb je vragen? Wij horen het graag. Mail naar infrainformatie@prorail.nl!