De zes belangrijkste lessen van de pilot ZeeBra
Nieuws
Hoe zorg je ervoor dat gedurende een project de data op orde is? Op initiatief van Volker is hiervoor samen met ProRail in 2021 een tweede pilot gehouden: ZeeBra (BBV-project Zeeland-Brabant). In een aantal bijeenkomsten tussen ProRail en Volker zijn de lessen vanuit de eerste pilot vanuit Woerden gedeeld. In de pilot ZeeBra konden we deze geleerde lessen verwerken en in praktijk brengen. De pilot ZeeBra is afgerond met een evaluatie. Over het algemeen waren de deelnemers positief over het verloop en samenwerking. Het resultaat is er ook naar: alle infrastamdata vanuit de gevolgde deelprojecten is First Time Right én tijdig opgeleverd door Volker. De belangrijkste lessen uit pilot ZeeBra willen we graag delen.
De belangrijkste lessen die wij willen delen uit pilot ZeeBra zijn:
- Plan in één van de eerste bijeenkomsten al zoveel mogelijk afspraken in. Hiervoor kun je als uiterste datum bijvoorbeeld de mijlpalenplanning van de HDL00028 voor gebruiken. Ook kun je afspreken om bijvoorbeeld iedere twee weken een gezamenlijk overleg in de agenda’s te zetten. Eruit halen is vaak makkelijker dan op het laatste moment plannen.
- Zorg dat iedereen van elkaar weet waar hij of zij van is. Maak bijvoorbeeld een deelnemerslijstje dat voor iedereen beschikbaar is en zorg dat in ieder geval SAP PLM tijdig met de juiste resources zijn gevuld.
- Maak expliciete afspraken over wie het proces monitort en stuurt. De praktijk is dat iedere deelnemer zijn allerbeste beentje voorzet om zijn eigen doelen te behalen. Wat vaak ontbreekt is de sturing over alle mijlpalen heen.
- Leg gemaakte afspraken vast in een voor iedereen toegankelijk systeem. Dat kan SharePoint zijn maar bijvoorbeeld ook een document dat via OneDrive wordt gedeeld.
- Zorg dat de overleggen effectief en efficiënt worden gevoerd. Dat betekent niet alleen goed plannen maar ook dat het doel van de bijeenkomst duidelijk is, een goede agenda, een duidelijke voorzitter en samenvatten van de besproken (actie)punten.
- In praktijk blijkt dat de opdrachtnemer ook weer afhankelijk kan zijn van aan te leveren informatie van de toeleverancier(s). Belangrijk is dat ook deze informatie tijdig wordt geleverd. Probeer die gevallen expliciet te krijgen en maak hier goede afspraken over.
Naast deze zes lessen zijn er nog tal van kleine puntjes de revue gepasseerd. Deze zijn soms al tijdens de pilot opgelost of zijn inmiddels beland op de back log van de Taskforce PLM.
Heb je ideeën, suggesties of een positief kritische opmerking hoe wij samen nóg beter kunnen zorgen voor goede configuratiedata? Stuur gerust een mail naar: Jort Kuiper.