Data aanleveren moet uitnodigend zijn met IPOD-project

Jort Kuiper is product owner van IPOD, een workflowsysteem waarbij meerdere processen voor data-inwinning gestroomlijnd worden, zodat de data makkelijk de database in kan stromen. Inmiddels maakt hij deel uit van een heel team, samen met een aantal projectmanagers, specialisten en IT’ers. Op dit moment zijn zij bezig om een aanbesteding te starten.

* IPOD: Inwinnen van ProRail Object Data uit Infraprojecten

Beschrijf het IPOD-project en waarom het zo’n belangrijke plaats inneemt binnen ​​​​​‘data gedreven werken’.

Het proces van data inwinnen is complex en kent verschillende interpretaties. Daardoor bestaat het risico dat de kwaliteit van data minder wordt. IPOD is gestart en nog volop in ontwikkeling om het inwinnen van projectdata leuker en makkelijker te maken voor iedereen, zodat eindgebruikers het leuk vinden om te doen.

Vanuit IPOD willen we het proces waarmee we data inwinnen bij infraprojecten, vereenvoudigen. In dat proces zitten veel stappen en veel verschillende manieren om die data bij ProRail te krijgen. Met IPOD willen we de keten vereenvoudigen zodat elke stap waarde toevoegt. Mensen moeten meer worden uitgenodigd om data aan te leveren. Tegelijkertijd willen we het werk interessanter maken. Dit leidt uiteindelijk allemaal naar meer betrouwbare data. Nu zijn we in de fase om een leverancier te selecteren die het stuk gaat programmeren.

Welk voordelen levert het op?

In de praktijk werkt het nu als volgt: De aannemer heeft soms wel drie of vier verschillende manieren hoe data aan te leveren, aan verschillende loketten en rollen. Stuurt bijvoorbeeld een mailtje met bestandjes, dit gaat van afdeling naar afdeling, komt vervolgens op SharePoint terecht en iemand keurt het goed of af. Dit gaat gepaard met heel veel administratief werk.

Met IPOD stroomlijnen we dat proces: bijvoorbeeld, berichten worden automatisch verzonden, goedkeuringen worden centraal vastgelegd. Discussies worden hiermee ook vermeden. IPOD maakt nieuwe ideeën en processen tastbaar, zodat we een duidelijk en afgewogen besluit kunnen nemen over hoe het proces uiteindelijk ingericht moet worden.

Is het voor iedereen toegankelijk?

Uiteindelijk zal het voor informatiespecialisten vrij toegankelijk zijn, maar dat is nu nog niet het geval. Wel waren en zijn er 100 testgebruikers betrokken, vaak ook meerdere keren. We hebben al heel veel getest, ontwikkeld en gekeken welke processen we kunnen verbeteren. Dat gebeurde tot nu toe in een testomgeving. Inmiddels hebben we ook al een nieuwsbrief gedeeld, vooralsnog alleen voor direct betrokkenen. Nu, na de goedkeuring door de MPB, de Multi Project Board, gaan we de fase in van daadwerkelijk gebruik.

Wat is het einddoel?

Het inwinnen van projectdata zo makkelijk maken voor iedereen dat eindgebruikers het leuk vinden om te doen, zodat deze data zó goed is dat de gehele spoorbranche deze met vertrouwen inzet voor data gedreven assetmanagement.​

Hoe werkt het of hoe moet het gaan werken?

Het wordt een cloud based applicatie. Vooralsnog werkt het door met mensen samen te zoeken naar hoe het precies werkt en ieders kennis inzetten om het verder te brengen. Daarnaast gebruiken we dit bij de ontwikkeling van de applicatie, om vervolgens akkoord te krijgen van betrokken partijen.

Wie zijn daarbij nodig in de organisatie?

Gebruikers, managers, teamleiders, iedereen die betrokken is in de informatieleverketen

Is er een testlink beschikbaar en kan iedereen binnen AM-AOI hiervan gebruikmaken?

Ja iedereen binnen AM-AOI voor wie het nodig is. Zie ook onze nieuwsbrief waarin we alle testresultaten hebben gedeeld. Na elke test hebben we een vragenlijst laten invullen, zodat we direct feedback kunnen verwerken. Zelf testen kan, je kunt ook samen met een groepje door de tool heen gaan. Je kunt dit aangeven door dit te vragen in de reacties van dit bericht.

Wat is de planning m.b.t. verdere ontwikkelingen?

In mei/juni moeten we gaan starten met een leverancier. Er is al een groot deel, dus van de zomer gaan we alle functionaliteiten inzetten.

Wat is er nodig om het (nog) succesvoller te maken? / nog beter te integreren?

​​​​​We zitten nu in de opstartfase (call to action). We zijn nu een aanbesteding gestart voor een leverancier. Dat betekent dat we in mei meer testgebruikers nodig gaan hebben. Bij deze de uitnodiging aan iedereen met relevante kennis: welke testgebruiker meldt zich met kennis? Wij hebben je nodig!​​​​​​

Tot slot:

Hoe vul jij jouw rol in als IPOD-product owner? Wat vind je belangrijk en wat moeten mensen over jou weten?

Als product owner ben ik de aanjager en bepaal ik de prioriteiten van de ontwikkeling. Inmiddels hebben we een heel team beschikbaar, waarvan ik dus onderdeel uitmaak. Verder bestaat het team uit projectmanagers, specialisten en IT mensen, die allemaal een belangrijke rol spelen in het project.
Zelf ga ik graag op zoek naar waarde toevoegen en zaken, processen, leuker maken. Dynamiek veranderen zodat het makkelijker wordt. Ik ben altijd op zoek naar verandering en innovatie en vind het leuk om positieve impact te hebben op veel mensen. En: mobiliteit kan altijd worden verbeterd!

Tot slot nogmaals de oproep: Ben je betrokken bij de informatieleverketen en wil je testen? Je kunt je aanmelden bij Jort Kuiper.

Goede configuratiedata. We doen het samen.