Afmelden Ordertaken: veel meer dan alleen een controlemiddel

Jaarlijks worden landelijk ruim honderd projecten overgedragen voor uitvoering. Grootschalig onderhoudswerk, vernieuwingen en saneringen zijn soms samengevoegd in een groot project, opgebouwd uit vele ordertaken die in SAP worden vastgelegd. Van al deze werkzaamheden wordt verwacht dat ze op tijd worden uitgevoerd, maar ook dat we na de klus de juiste objectgegevens terugkrijgen waarmee we onze spoordata weer kunnen muteren en verrijken. Denk hierbij aan informatie over het exacte moment van onderhoud of vernieuwing en de gewijzigde objectkenmerken. Het project “Terugmelden Ordertaken” heeft de laatste maanden hard gewerkt om dit proces zo goed mogelijk in te richten. Te beginnen bij de projecten functiehandhaving, zoals het vernieuwen van wissels, sporen en rijdraden. Uitgangspunt hierbij is dat zo’n 80% van de uitgevoerde activiteiten automatisch wordt terug gemeld op basis van de door de aannemer geleverde SAP gegevens. Door een koppeling tussen de infra-stamdata, het objectnummer, het projectnummer en de uitvoeringscode (de zogenaamde TESI-code), wordt de ordertaak in SAP automatisch terug gemeld na uitvoering. Bij ongeveer 20% van de werkzaamheden ontbreekt de koppeling. Deze ordertaken moeten handmatig worden terug gemeld.

Voordelen

En zijn meerdere redenen waarom dit terugmelden van uitgevoerde werkzaamheden zo belangrijk is. Correcte verslaglegging leidt ertoe dat de onderhoudshistorie per object uitgebreid wordt. Hierdoor kunnen toekomstige onderhoudsactiviteiten beter gepland worden. Dit verkleint het risico van te vroeg uitgevoerd(e) onderhoud of vernieuwing en besparen we veel geld. Spoordata.nl kan deze onderhoudshistorie bovendien beschikbaar stellen aan andere onderhoudsaannemers. Hierdoor hanteert deze partner minder risico-opslag bij een nieuwe aanbesteding. Bovendien voldoen we met deze terugmelding aan een eis van het ministerie van Infrastructuur & Milieu om inzicht te geven in onze onderhoudshistorie. In de toekomst wordt het mogelijk om de onderhoudshistorie te gebruiken bij het ontwikkelen van instandhoudingsconcepten.

Kernteam

Het Kernteam dat verantwoordelijk is voor de inrichting van dit proces komt wekelijks bij elkaar om alle randvoorwaarden, processtappen en risico’s in kaart te brengen. Hierbij is van iedere afdeling een medewerker vertegenwoordigd om met zijn of haar kennis van het eigen werk het proces zo goed mogelijk vorm te geven. Zelf heb ik als plancoördinator een goed beeld van de totstandkoming van de functiehandhavingsprojecten. Bovendien komt de 17 jaar werkervaring met SAP zeer goed van pas. De bouwadministrateur is de functionaris die een sleutelrol heeft in het vastleggen en controleren van de terug gemelde activiteiten. Op een nieuw ontwikkelde applicatie kan hij zien welke ordertaken in zijn project zitten, welke activiteiten zijn afgemeld en of dit automatisch gebeurt of handmatig moet gebeuren. De medewerker Infra Acceptatie doet vervolgens een laatste controle of alle vooraf voorziene werkzaamheden daadwerkelijk zijn uitgevoerd en terug gemeld. In de overtuiging dat alle benodigde objectgegevens zijn gecontroleerd en geleverd aan SpoorData, wordt de infra uiteindelijk overgedragen aan de tracémanager.

De afgelopen weken hebben we met een grote groep betrokkenen het hele proces meerdere malen getest. Kloppen de gegevens? Werkt de applicatie? Doet alles het zoals vooraf bedacht? Jazeker vonden we hikjes en moesten de ICT’ers enkele dingen aanpassen. En natuurlijk is het allemaal enorm wennen. Maar vandaag is de eerste echte test. We gaan  live!